De stad Mechelen ontwikkelde een content management systeem (cms) dat het stadsportaal het intranet, een applicatie voor de iPhone en de socialemediapagina's van de stad voedt. De informatiebehoefte van de burger en de gebruiksvriendelijkheid van het systeem staan centraal.#Ories Van Damme
De website van de stad Mechelen bestond tot voor kort uit een grote hoeveelheid statische pagina's. Om het informatieaanbod te verbeteren, koos de stad voor een compleet nieuwe aanpak. "Het uitgangspunt is dat we werken in functie van de bezoeker", zegt Tom Andries, de webmaster van de stad Mechelen; "We geven voorrang aan de informatie die de bezoeker op de site wil zien, niet aan wat de stadsadministratie of de politiek belangrijk vinden." De stad Mechelen heeft daarom niet alleen de stadsdiensten, het OCMW en diverse vzw's bij de ontwikkeling van het cms betrokken, maar vroeg via de website ook feedback van de bezoekers en werkte met een focusgroep van burgers. "Dat participatieve element blijft ook vandaag belangrijk. Ook op de nieuwe site staan op verschillende plaatsen banners die de bezoekers aansporen om ons feedback te be zorgen." Verder kan iedereen ook participeren via onder meer blogs, Facebook en Twitter.
Voor het project waren er verschillende aandachtspunten. In de eerste plaats wilde Mechelen een systeem dat gebruik maakt van de nieuwste technologie en sociale media. Daarnaast moest het systeem aan de informatieve behoefte van de burgers tegemoet komen en moest het ook heel klantgericht zijn, met heel specifiek de mogelijkheid om te reageren en te participeren. Met die doelstelling wilde de stad Mechelen bewust het probleem van heel wat sites van overheidsdiensten vermijden.
Vaak bevatten die bijzonder veel informatie, maar ben je als bezoeker erg lang bezig voor je effectief vindt wat je zoekt. Tom Andries: "Dat hebben we proberen op te lossen door de navigatie aan te passen. We hebben het systeem echt vanuit de logica van de bezoeker opgebouwd. We hebben daarvoor trouwens uit gebreid met een testpanel samengewerkt. "Dat leidde onder andere tot meer klantgerichte informatie. "Een voorbeeld: de bezoeker vindt het handig te weten wat hij van de stad mag verwachten nadat hij een elektronisch formulier heeft ingevuld en ingediend. Daarom vermelden we op de site duidelijk wat dan de volgende stappen zijn: binnen welke termijn de burger een antwoord zal krijgen, enzovoort." Dat lijkt logisch, maar in de praktijk gaat het om informatie die op sites van overheidsdiensten vaak ontbreekt.
Voor iedereen toegankelijk
Voor de ontwikkeling van het systeem nam de stad Mechelen het bedrijf Lithium in de arm. Sinds deze zomer behoort Lithium tot SAGA Consulting uit Zaventem. Communicatiebureau Boondoggle werkte voor de stad de projectblog beleefmechelen.be uit. Belangrijk voor het project is dat het cms heel toekomstgericht moest zijn. "Stap voor stap willen we het systeem uitbreiden", zegt Tom Andries, "ondermeer met koppelingen naar de backofficetoepassingen van de diverse stadsdiensten. "Verder maakte de stad een punt van de toegankelijkheid van de site. "Iedereen moet er even makkelijk op terecht kunnen, van op om het even welk platform, met om het even welke browser. De site moet ook toegankelijk zijn voor slechtzienden en voor mobiele gebruikers." Het is de ambitie van de stad Mechelen om met de nieuwe site het Anysurferlabel binnen te halen: het Belgische kwaliteitslabel voor toegankelijke websites. De respons van de Mechelaars op de nieuwe aanpak van het stadsportaal spreekt alvast voor zich. Een jaar geleden noteerde de stad Mechelen op de oude website maandelijks zowat 35.000 bezoekers. Vandaag zijn dat er bijna vier keer zoveel: ruim 131.000 unieke bezoekers per maand. Het gebruik van formulieren via het e-loket is in vergelijking met vorig jaar verdrievoudigd. "In de eerste fase van het project hebben we ons vooral op de dienstverlening aan burgers gericht", aldus nog Tom Andries. "In 2011 zullen we het bedrijvenloket verder uitbreiden. Tegelijk komt er ook een nieuw intranet voor de stadsdiensten."#
Bron: Datanews Magazine (3.12.2010)